Membuat Surat Dinas

Membuat surat dinas

Secara umum surat dinas meliputi bagian bagian berikut

-          Kepala Surat

-          Tempat,tanggal surat

-          Nomor

-          Lampiran

-          Hal

-          Alamat surat

-          Salam pembuka

-          Isi surat

-          Salam penutup

-          Nama pengirim / tanda tanggan

-          Tembusan

-          Inisial

a.       Kepala Surat

Mengemukakan identitas instansi tsb secara tepat yakni meliputi; nama instansi, lambang,alamat,kodepos,nomor telepon,nomor fax/email

b.      Tempat tanggal surat

Apabila lokasi penulisan surat tersebut sudah dinyatakan dalam kepala surat, maka hal itu tidak perlu disebutkan  lagi

c.       Nomor surat

Meliputi:

a.       Kode surat/ nomor urut/kode taun(026/osis/2008)

d.      Lampiran

Jika dokumen itu berjumlah satu lembar maka harus di sebutkan satu lembar, kala dokumen itu berisikan satu berkas maka harus di tulis 1 berkas

e.      Hal

Hall yang dibicarakan dalam surat.

f.        Alamat

Terdapat dua macam alamat yaitu;

a.       Alamat luar

Alamat surat itu harus lngkap dan jelas yang meliputi nama orang atau institusi yang berdiri, nama jalan,dan nomor kantor, nama kota,serta kode pos.

b.      Alamat dalam

g.       Salam pembuka

Penulisan salam pembuka dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

h.      Isi surat

Secara umum isi surat terbagi menjadi tiga bagian yakni; alenia pembuka, alenia isi, alenia penutup.

a.       Alenia pembuka

berfungsi sebagai pengantar, bagian pembuka hanya di tambahi kata-kata dengan ini, berkenaan dengan, dll.

b.      Alenia isi

Alenia isi harus berkaitan dengan alenia pembuka. Alenia isi dan pembuka memerluka kata kata penghubung seperti;” sehubungan dengan hal diatas”,”berkenaan dengan hal tersebut diatas”,”berkaitan dengan hal itu”

c.       Alenia Penutup

Alenia penutup umumnya berisi ucapan terimakasih atau ucapan pengharapan.contoh; cukup sekian dan terimakasih

i.        Salam penutup

Tata cara sama dengan salam pembuka

j.        Tanda tangan

Dalam surat dinas akan lebih baik jika nama pengirim disertai identitas kedinasan, yaitu; jabatan, no induk pegawai, dan cap dinas.

k.       Penebusan

Penulisan bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang mendapatkan surat tsb.